Новый закон с 1 января для работающих пенсионеров

Был выпущен новый закон, он касается всех работающих пенсионеров. Действовать начал с января 2024 года. Вся подробная информация содержится на сайте ПФ Российской Федерации.

О чем говорит закон №439-ФЗ

Федеральный закон №439-ФЗ от 16 декабря 2019 года определяет порядок формирования сведений о трудовой деятельности жителей России в электронном виде.

Согласно закону, каждая организация собирает всю кадровую информацию о труде своих сотрудников и отправляет посредством электронных каналов связи для обработки, анализа и хранения в ПФ.

Закон регламентирует порядок выдачи сведений о трудовой деятельности каждому жителю РФ по запросу.

Чтобы узнать о «записях» трудовой книжки нового формата или взять выписку для оформления соцпособия или кредита, достаточно обратиться к работодателю (если уволились, то по последнему месту работы), в Многофункциональный центр, Пенсионный Фонд. Или можно зайти в соответствующий раздел на Госуслугах.

Работодатель должен уведомить своих работников до 20 июня 2024 года об изменениях в законодательстве, предложить им до конца 2024 года написать заявление о выборе в пользу одного из вариантов. 

Если житель РФ не был трудоустроен до 1 января 2024 года (например, выпускник вуза или бывшая закоренелая домохозяйка), то заявление не потребуется, автоматически будет оформляться электронный документ без возможности выбора.

Важно! В ТК РФ, согласно внесенным законом изменениям, «трудовой книжкой» называют бумажный вариант.

До закона №439-ФЗ учет работников велся посредством страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (карточек со СНИЛС). Всего на конец 2019 года выдано действующих 156 млн СНИЛС (это работающие и неработающие жители РФ). Относительно них ежегодно поступают данные о трудоустроенных (около 63 млн человек).

В чем плюсы электронной трудовой книжки

Электронная трудовая имеет ряд положительных качеств, если сравнивать ее с бумажным вариантом документа:

1. Цифровая книжка не может потеряться. Все данные хранятся на сервере ПФ, они надежно защищены от взломов, принимаются и хранятся согласно всем требованиям, предъявленным к персональным данным. Все оборудование для этих целей было закуплено новое и современное. Оно было одобрено специалистами в сфере защиты баз данных. Это большой плюс, так как бумажные трудовые книжки довольно часто теряются, и работник обращается к бывшим работодателям с просьбой восстановить утерянную информацию.
2. Нововведение поможет искоренить еще одну проблему – дистанционное трудоустройство. Часто граждане РФ находят вакансию в филиале, а головной офис находится далеко. Теперь нет необходимости дожидаться, когда при трудоустройстве и увольнении отдел кадров получит или пришлет трудовую книжку.
3. Еще один плюс – получить данные о своей трудовой деятельности, например, для получения кредита, оформления социального пособия или иных целей, стало проще. Достаточно открыть портал Госуслуги и перейти в соответствующий раздел.

Какие сведения работодатель передает в электронном виде в ПФ

С внедрением закона каждая организация формирует новую отчетность, в которую включает кадровые данные по каждому сотруднику. К собираемым и передаваемым на сервер Пенсионного фонда данным относят все кадровые изменения по сотруднику, которые могут включать в себя приказы об увольнении и принятию на работу, переводах и изменениях в наименовании организации.

Ранее эти сведения в Пенсионный Фонд не передавались, теперь же внесены поправки в Трудовой кодекс, и работодатель должен передавать указанные данные регулярно.

Нововведение уже было протестировано. Первыми опробовать функциональность бухгалтерских программ и возможность передачи данных в ПФ РФ довелось 15-ти крупным организациям еще в августе 2019 года. В сентябре все ПО было проверено на взаимодействие, были исправлены все недочеты в передаче электронных данных.

С января 2024 года ответственные лица на предприятиях уже начали передавать данные в ПФ по электронным каналам связи. Таким образом первые сведения (за январь 2024 года) должны были поступить до 15 февраля.

В 2024 году отчетность по кадровым изменениям ответственные лица обязаны отправлять в ПФ ежемесячно. С 2024 года это будет происходить более оперативно. Связано с тем, что при увольнении работника и приеме в другую организацию информация должна сразу поступать в ПФ. Для трудоустройства необходимо, чтобы у гражданина РФ на руках уже были все сведения, которые он предоставляет в отдел кадров с остальным пакетом документов. Вся остальная информация будет предоставляться ежемесячно.

Что требуется от работодателя? Все манипуляции будут производиться при помощи привычных бухгалтерских программ, поэтому следует обновить имеющееся ПО и изучить все новые опции.

Если работник заметил какие-либо недостоверные сведениями, внесенные работодателем (с ними сотрудник может ознакомиться по документу, выданному в отделе кадров вместо трудовой книжки), он может подать заявление, чтобы ответственные лица внесли корректировку и направили в Пенсионный Фонд уточняющую отчетность.

Работодатель, в свою очередь, несет полную ответственность за те сведения, которые он предоставляет в Пенсионный Фонд. В Кодекс об административных правонарушениях уже внесены соответствующие поправки. Если в ПФ выявили, что предоставленные данные неполные, недостоверные или предоставлены с нарушением сроков, сведения о таком работодателе передаются в Роструд. Так как внедрение электронных трудовых книжек еще только закрепляется у работодателей, на 2024 год мерой наказания является предупреждение.

В бумажной трудовой книжке можно найти раздел под награды, почетные грамоты и благодарственные письма. Работающие пенсионеры получают различные льготы только благодаря этим сведениям, поэтому возникает вопрос, сохранятся ли данные по наградам, к кому обращаться за подтверждением о заслугах.

В электронной трудовой книжке раздел о наградах не сохранен. Такое решение было принято на основании того, что сейчас льготы назначают не на основании записи в бумажном документе. Для назначения выплат следует обратиться в соответствующий орган (социальную защиту, Пенсионный фонд), предоставить документы, подтверждающие получение государственной награды.

К тому же внесение данных по всем наградам сотрудников – это дополнительная нагрузка на работодателя и сервер Пенсионного фонда. Следует разграничивать, что трудовая книжка должна касаться только вопросов трудового стажа, а все остальное, необходимое для получения льгот, следует хранить в другом месте.

Если рассматривать историю появления закона, то в первой редакции работодатель должен был передавать в ПФ только данные о факте трудоустройства, увольнении, переводе на другую должность или в другой филиал организации. В последующих чтениях было решено добавить пункт «должность» – это позволит анализировать рынок труда. Так можно будет выявить количество трудоустроенных по разным должностям, определить наиболее популярные сферы деятельности, потребность в работниках, спрос на специалистов. Очень полезна будет подобная информация для вузов и колледжей, они смогут запросить сведения и проанализировать, сколько из выпускников смогли трудоустроиться по специальности, а кому это не удалось сделать.

Заявление о переходе на электронные книжки

Работник не обязан следить за всеми изменениями в трудовом законодательстве самостоятельно, поэтому о любых поправках ему должен сообщить отдел кадров по месту трудоустройства. Те же требования указаны и в ФЗ №439. Работодатель по закону ответственен за сообщение всем своим сотрудникам до 1 июля 2024 года, что каждый может выбрать форму ведения трудовой дисциплины.

Сотрудник в свою очередь имеет полгода, чтобы решить, какой вариант удобнее. Письменно следует указать, на чем работник остановил свой выбор. Если выбор сделан в пользу Федерального закона, то бумажную книжку выдают сотруднику «на память».

Что следует учитывать сотруднику, который предпочел цифровой документ? При увольнении он может остановить выбор на одном из двух вариантов предоставления информации:

1. Заполненная специальная форма, в которую сотрудник ОК вносит соответствующие данные.
2. Электронный документ. Его подписывают усиленной цифровой подписью.

В случае утери документа его можно запросить из базы данных ПФР. Проще всего это сделать через портал Госуслуг, в отделении МФЦ или Пенсионный фонд. Также можно попросить бывшего работодателя продублировать документ.

Если выбор сделан в пользу трудовой книжки в бумажном формате, принцип взаимодействия с работодателем остается прежним: выдают документ на руки при увольнении. У нового работодателя при трудоустройстве можно сделать выбор: продолжать прежнюю бумажную трудовую книжку или осуществить переход на электронную.

Если человек до 1 января 2024 нигде не был трудоустроен, или у него отсутствовала (например, потерялась) трудовая книжка, то выбрать уже он не сможет. Ему будет оформлена цифровая версия.

При отсутствии подписанного заявления на имя работодателя в установленные законом сроки (такое возможно при длительной командировке, болезни, по забывчивости), отдел кадров по этому сотруднику продолжает вести прежнюю форму книжки, а работник может в любой момент обратиться с соответствующей «просьбой».

Как получить сведения о своей трудовой деятельности без бумажной трудовой книжки

Сведения о трудовой деятельности может повторно выдать работодатель. Также можно обратиться в другие инстанции:

• Пенсионный фонд;
• многофункциональный центр (МФЦ);
• личный кабинет на сайте ПФ;
• портал Государственных услуг.

Полученные через личный кабинет данные можно распечатать или отправить электронной почтой новому работодателю. Заверять ничего не нужно, так как на бланке уже будет стоять электронная подпись.

Распространенные ошибки по новому закону для работающих пенсионеров

Ошибка: Работник отказался от бумажной трудовой книжки, при увольнении ему выдали бланк с выпиской по деятельности на предприятии, он был воспринят просто как подтверждение о бывшем трудоустройстве. Новый работодатель просит предоставить информацию о прошлом месте трудоустройства, но сотрудник ссылается на то, что все уже хранится в электронной форме, и все отделы кадров могут зайти в базу и найти информацию.

Соискатель не прав. Данные о трудовой деятельности относятся к персональным и без разрешения гражданина России посмотреть их не сможет никто. Необходимо либо найти документы, выданные прошлым работодателем, либо обратиться в МФЦ, Пенсионный фонд (также все данные можно запросить через портал Госуслуг).

Ответы на часто задаваемые вопросы по новому закону для работающих пенсионерах

Вопрос: Сотрудник уже вышел на пенсию, писать заявление и переходить на электронную книжку нецелесообразно, может ли он продолжать пользоваться привычной бумажной?

Ответ: Да, можно уведомить об этом своего работодателя до конца 2024 года. Если этого не сделать, то отдел кадров будет в прежнем формате записывать все изменения в бумажную трудовую книжку.

Вопрос: Старая трудовая книжка хранится в отделе кадров, сотрудник пишет заявление на электронную передачу данных в ПФ, отдадут ли на руки документ?

Ответ: Если сотрудник решил согласиться с нововведением, то работодатель полностью освобождается от обязанности вести и хранить трудовую книжку. Ее возвращают сотруднику.

Вопрос: Если пенсионер не написал никакого заявления и не выбрал, как он хочет, чтобы вели его трудовую книжку, что будет делать работодатель?

Ответ: Если в отдел кадров не передано решение работника, то трудовую книжку будут продолжать оформлять в прежнем виде (бумажном).

Вопрос: Будет ли видеть новый работодатель причину увольнения с прошлого места?

Ответ: Да, кроме номера и даты приказа об увольнении сотрудник отдела кадров обязан отметить номер статьи по ТК РФ, согласно которой сотрудник больше не работает в организации. Его также видит работодатель, которому Вы разрешаете доступ к персональным данным в ПФ, или по справке, выданной при увольнении.

Заключение

Закон №439-ФЗ от 16.12.2019 г. рассказывает о новых правилах ведения трудовых книжек, которые не обошла стороной цифровизация. Он не обязывает абсолютно всех выкинуть бумажные версии. Уже трудоустроенные пенсионеры и остальные жители страны на добровольной основе могут выбрать удобный вариант и сообщить об этом по месту работы в виде заявления. При первичном трудоустройстве она будет только электронной. Информацию о трудовой деятельности можно узнать напрямую в Пенсионном фонде, МФЦ или на портале Госуслуг.