Как насчитывается отпуск по Трудовому кодексу: условия, правила предоставления, пример и расчет

Ежегодный отдых, который оплачивается работнику, предоставляется каждому сотруднику в соответствии с графиком отпусков и положениями Трудового Кодекса РФ. График является локальным документом предприятия и составляется за 14 дней до окончания года. При необходимости, в него могут быть внесены изменения. Период отдыха согласовывается с сотрудником или устанавливается работодателем самостоятельно. Формируется график сотрудником отдела кадров и утверждается приказом директора предприятия.

Правила, которых рекомендуется придерживаться при расчете 

Ниже будут представлены основные правила, которых необходимо придерживаться при расчете платы за ежегодный отдых. Каждое условие основывается на действующем законодательстве, то есть, на Трудовом Кодексе. 

Ежегодный оплачиваемый отдых

Ежегодный оплачиваемый отдых предоставляется каждому сотруднику предприятия после полугода непрерывной работы с даты трудоустройства. Если возникнет необходимость предоставить данный отдых раньше срока, это возможно осуществить только по соглашению сторон. Данное условие закреплено ст. 122 ТК РФ.

Работники, которые осуществляют свою трудовую деятельность на предприятии на протяжении более чем двух лет, имеют право оформлять оплачиваемый отдых в любое удобное для них время. Но с условием заранее составленного графика и только после согласования с работодателем.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отдыха

Отдых, который предоставляется в рабочих днях, оформляется для сотрудников, принятых по трудовому договору и для работников, которые заняты сезонными работами. Если человек заключил договор на два месяца и меньше, он имеет право получить за каждый месяц по два рабочих дня отдыха. Данное право закреплено ст. 291 ТК. Работникам, которые оформлены на сезонные работы, отдых предоставляется по аналогичной схеме. Для всех остальных категорий сотрудников ежегодный оплачиваемый отдых составляет 28 дней.

Категории работников, которым предоставляет отдых по их требованию

Сотрудника должны известить о дате начала отдыха за 14 дней. Данное условие прописывается ст. 123 ТК. Но стоит выделить отдельную категорию граждан, которые могут оформлять отдых в тот период, когда им будет это необходимо. Отказать в этом праве им нельзя.

Муж имеет право потребовать отдых в период, когда его жена находится в декретном отпуске. При этом не играет роли, сколько сотрудник проработал на предприятии. Данное условие прописано ст. 123 ч. 3 ТК.

Существует несколько категорий сотрудников, которым оплачиваемый отдых предоставляется до истечения срока в полгода работы по их заявлению. К таковым относятся:

• женщины перед декретным отпуском;
• женщины после декретного отпуска;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники, которые взяли в семью приемного ребенка в возрасте до трех месяцев – в период усыновления (необходимо предоставить решение суда об усыновлении);
• женщины, которые воспитывают двоих и более детей в возрасте до 12 лет (необходимо предоставить в отдел кадров копии свидетельств о рождении);
• отцы-одиночки, которые воспитывают двоих и большее количество детей в возрасте до 12 лет;
• работники, которые осуществляют трудовую деятельность на предприятии по совместительству (необходимо представить справку с основного места работы о ежегодном отпуске).

Важно! Стоит отметить, что Трудовой Кодекс дополняется ст. 262.2 ТК и ФЗ №360 от 11.10.2018 г. и гласит о том, что работник, который имеет троих и большее число детей, также обладает правом оформлять отдых в любое удобное для себя время.

Однако даже на основании этих законов сотрудник не имеет права уйти на отдых, если проработал на предприятии меньше полугода. Такое возможно только по соглашению сторон. Данное условие закреплено ст. 122 ч. 2 ТК.

Удлиненный и дополнительный оплачиваемый отдых

Научные сотрудники соответствующих учреждений имеют право брать удлиненный ежегодный оплачиваемый отдых. Данное право закреплено ПП РФ №949 от 12.0.8.94 г. Согласно этому документу, доктор наук имеет право уходить на отдых на 48 дней, а кандидат наук – на 36 дней. Также на удлиненный отдых имеют право и сотрудники образования (ст. 334 ТК).

Что касается дополнительного отдыха, он приплюсовывается к основному. На такой отдых имеют право работники из категории (ст. 116 ТК):

• работник, который осуществляет свою трудовую деятельность на опасном и вредном производстве;
• работник, занятый работами особого характера;
• работник, который работает согласно ненормированному рабочему дню;
• работник, который трудится в условиях Крайнего Севера и в похожих по климатическим условиям местностях.

Важно! Условия предоставления дополнительного отдыха прописываются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Праздники, которые попадают на ежегодный или в дополнительный отдых

Праздничные выходные дни, которые выпали на ежегодный оплачиваемый отдых, в число отпускных дней не включаются. Данное условие прописано законодательно и закреплено в ст. 120 ТК.

Поэтому, если получится так, что на отдых сотрудника выпадет какой-либо праздничный день, работник отдела кадров не должен этот день учитывать в основной или дополнительный отпуск. С учетом этого, отдых продлевается на количество праздничных дней.

Важно! В отдых не включаются только официальные  выходные праздничные дни, которые прописаны в ст. 112 ТК.

Дни, которые не включаются в стаж работы, необходимый для начисления ежегодного отдыха

Стоит учитывать, что в стаж сотрудника не включаются дни, в течение которых:

• сотрудник не явился на рабочее место без уважительной причины;
• сотрудник находился в декретном отпуске, который положен по закону в соответствующих случаях.

Важно! У работников, которые трудятся в опасных и вредных условиях, включаются в стаж только те дни, когда была фактически осуществлена рабочая деятельность.

Не отгулянный отпуск

Если по каким-либо причинам сотрудник не отдыхал в течение нескольких лет, он имеет право получить от работодателя денежную компенсацию за весь прошедший период. Компенсация выплачивается при увольнении. Данное условие прописано в ст. 127 ТК. Если сотрудник не отдыхал в текущем году, он имеет право сделать это в следующем, в рамках графика отпусков или по соглашению сторон. Данное право также закреплено законодательно. При этом не отпускать подчиненного в отпуск на протяжении 2 лет запрещено законом, даже если сотрудник согласен работать без отдыха.

Как происходит расчет отпускных

Для расчета отпускных необходимо установить среднюю заработную плату сотрудника за последний год (согласно ст. 139 ТК). В учет берется полный календарный месяц. Если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрены иные условия расчета, в вычислениях используется именно эта методика. Но обязательно учитывается тот факт, что материальное состояние сотрудника не должно ухудшиться по сравнению с расчетом за среднегодовой период. 

Сумма отпускных зависит от размера заработной платы сотрудника и количества отработанных дней на предприятии. Расчет проводится по формуле:

Отпускные = средняя заработная плата за день * количество дней отпуска

Детальный расчет представлен в ПП РФ №922 от 24.12.2007 г.  Данный законодательный документ позволяет правильно рассчитать отпускные в нестандартных ситуациях, например, если сотрудник в течение года не получал заработную плату. В расчет средней заработной платы входят все премии, надбавки и доплаты, которые предусмотрены на предприятии коллективным договором или локальным нормативным актом. 

Для расчета используется полное количество дней месяца – 29,3. Но при условии, что месяц был отработан полностью. Если месяц был отработан частично, среднемесячное количество дней рассчитывается так:

Среднемесячное количество дней = количество отработанных дней * 29,3/ число дней месяца

Что касается среднего дневного заработка, он также рассчитывается по установленной формуле:

Средняя заработная плата за день = доход за расчетный период / среднее число дней

Важно! При выплате отпускных также происходит вычет НДФЛ. Выплата поступает на счет работника за три дня до начала отдыха.

Нестандартные ситуации при оформлении отдыха

Ниже будет представлена таблица, в которой прописаны нестандартные ситуации, возникающие на предприятии при оформлении отдыха, а также надлежащие действия работодателя:

Ситуация	Решение
Оформление отдыха новому работнику, который не внесен в график отпусков	Новый сотрудник имеет право оформлять отдых только после истечения 6 месяцев непрерывной трудовой деятельности. Если такой сотрудник не был включен в составленный ежегодный график отпусков, необходимо утвердить новый график с включением периода отдыха этого работника. Период согласовывается с человеком, непосредственно с сотрудником отдела кадров и работодателем.
Отдых на один день	Согласно ст. 125 ТК, сотрудник имеет право делить свой отдых на части. Но при этом необходимо соблюдать условие – одна часть отдыха не должна быть меньше 14 дней. Вторую часть разрешается делить на меньшие промежутки. Поэтому в этой ситуации работник имеет право оформить один день отдыха. Предоставляется такой однодневный отдых по соглашению сторон или по графику отпусков. Важно! К оплате такого отдыха предъявляются стандартные требования, которые прописаны в ст. 136 ТК.
Отдых после выхода с больничного	Если сотрудник оформил листок временной нетрудоспособности перед планируемым отдыхом, он переносится на то количество дней, которое будет указано в больничном документе. Данное требование прописано ст. 124 ТК. Если сотрудник решил перенести отдых, по соглашению сторон назначается новая дата, и вносятся корректировки в график.  Важно! Отдых продлевается автоматически только в тех ситуациях, когда работник заболел после извещения о начале отдыха или после получения денежных средств за отпуск.